Jak wygląda obsługa księgowa w czasach koronawirusa?
Szybkie tempo rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2 wywołującego poważną chorobę COVID-19 spowodowało wiele zmian w naszym codziennym życiu. Łatwa droga zakażenia wymusiła na nas większą troskę o zdrowie nasze oraz otaczających nas ludzi. Pracodawcy boją się o zdrowie swoich pracowników, dlatego w wielu biurach wprowadzono surowe regulacje dotyczące funkcjonowania w tych pomieszczeniach, a wiele firm postawiło na zupełnie inną metodę pracy – pracę zdalną.
Takie rozwiązanie wydaje się być najbezpieczniejsze dla zdrowia pracowników, a jak wiadomo zdrowi pracownicy to także sprawnie funkcjonujące przedsiębiorstwo. Nie inaczej jest w przypadku biur rachunkowych, które również przeszły w większości w tryb pracy zdalnej, oferując swoim klientom wygodne i przede wszystkim bezpieczne z epidemiologicznego punktu widzenia usługi. W dzisiejszym wpisie postaramy się Państwu przedstawić, jak wygląda obsługa księgowa w dobie pandemii koronawirusa!
Na czym polega zdalna obsługa księgowa?
Zdalna obsługa księgowa nazywana także rachunkowością online to odpowiedź biur rachunkowych na obecną sytuację epidemiologiczną. Taki rodzaj obsługi księgowej bazuje na wykorzystaniu nowoczesnych programów stworzonych specjalnie na potrzeby biur rachunkowych, które dają możliwość całkowicie zdalnej obsługi klientów, fakturowania połączonego z windykacją oraz sprawnego prowadzenia spraw biura rachunkowego. Dzięki wdrożeniu tego typu systemów można rozliczać klientów w zakresie księgowości podatkowej, kadr i płac, a także ubezpieczeń ZUS. Są swego rodzaju pomostami łączącymi codzienne funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa z obsługą księgową prowadzoną przez biuro rachunkowe. Dzięki nim możliwe staje się połączenie z dowolnym komputerem firmowym (niezależnie od jego lokalizacji), na którym znajdują się niezbędne do prowadzenia księgowości dane albo umożliwienie klientom wysyłania niezbędnych dokumentów w formie skanów, plików PDF albo obrazów faktur bezpośrednio do biura rachunkowego.
W dużym skrócie można by przedstawić formę zdalnej obsługi księgowej w ten sposób:
1. Na podstawie danych znajdujących się na komputerach firmowych lub przesłanych mu w e-mailach od klienta dokumentów w formie skanów, plików, PDF’ów lub obrazów JPG profesjonalny księgowy przygotowuje wyliczenia podatków i ZUS.
2. Program komputerowy służący do zdalnej obsługi księgowej generuje i wysyła wszystkie sporządzone przez księgowego deklaracje do Urzędu Skarbowego i ZUS.
3. Do klienta trafia informacja SMS i e-mail powiadamiający go o aktualnych wyliczeniach.
4. Przedsiębiorca uiszcza stosowne opłaty podatków i składek ZUS, korzystając bezpośrednio z systemów internetowych.
Taka forma współpracy z klientami to rozwiązanie skrojone na miarę dzisiejszych czasów. Dzięki niej zarówno biura rachunkowe, jak i ich klienci mogą bezpiecznie funkcjonować na rynku. Systemy księgowe najnowszej generacji to doskonała propozycja na czas szalejącej pandemii. Umożliwiają one sprawną obsługę księgową każdej firmy, równocześnie pomagając uporać się z problemem prowadzenia tradycyjnego archiwum, gdzie gromadzone były dokumenty w formie papierowej. Aktualne przepisy zdejmują z przedsiębiorców i księgowych obowiązek wykonywania miesięcznych wydruków ksiąg i przechowywania ich w specjalnych pomieszczeniach. Rachunkowość online jest więc bardzo komfortową formą współpracy z biurem rachunkowym, dzięki której przedsiębiorca może zoptymalizować wszystkie procesy księgowe, a także zaoszczędzić miejsce i czas. Warto już teraz wdrożyć w swojej firmie nowoczesne narzędzia, które pomogą nam efektywnie i wydajnie pracować nawet w tych trudnych czasach.